Les principes clés des travaux de saisie comptable

Les travaux de saisie comptable ont connu des évolutions notables ces dernières années. En effet, l’évolution de la technologie a permis d’automatiser une grande partie des travaux de saisie et d’orienter le travail des collaborateurs des cabinets d’expertise comptable vers plus d’analyse et de conseil à plus forte valeur ajoutée.

Dans cet article nous allons tenter de présenter les éléments clés de la saisie comptable.

Saisie des factures de vente (chiffre d’affaires)

Les factures de ventes sont comptabilisées dans le Journal de ventes dans l’ordre  chronologique avec la mention des  montants et des références.

La facture est un document obligatoire dans le cadre des relations entre professionnels (B to B). Cependant, le document n’est pas obligatoire dans le cadre d’une relation B to C.

Les commerçants ne réalisant que des ventes au comptant peuvent comptabiliser le CA directement dans le Journal de Caisse.

En principe, les ventes sont à comptabiliser de façon détaillée. Cependant les petites ventes dont la valeur est inférieure à 75 euros peuvent être comptabilisées globalement à la fin de journée.

Les ventes doivent être classées par nature selon les comptes prévus dans le PCG avec une ventilation par taux de TVA applicable.

La comptabilisation des factures de ventes est faite dans les comptes auxiliaires détaillés et qui sont liés aux comptes généraux collectifs.

Généralement une écriture de vente doit contenir les éléments suivants :

• Date de facture
• Numéro de facture
• Nom du client
• Libellé qui doit renseigner sur la nature de la vente ainsi que la période concernée (problème de séparation des exercices)

Exemple de schéma comptable de vente :

Les comptes de TVA collectée doivent être analysés régulièrement pour éviter les surprises et s’assurer de la qualité des travaux réalisés.

Un contrôle des séquences de factures de ventes permet de s’assurer que toutes les factures sont saisies.

Saisie des factures des achats

Les factures d’achat sont comptabilisées dans le Journal des achats au jour le jour d’une façon chronologique.

La comptabilisation devrait être faite dans des comptes auxiliaires fournisseurs liés aux comptes généraux collectifs.

La comptabilisation peut être faite sur la base de relevés de factures sous conditions.

Les éléments suivants sont à prendre en considération :

• La facture est au nom de l’entreprise
• Mentions obligatoires de la facture
• Charges / immobilisations
• TVA déductible ou non
• Taux de change en cas de facture en devise
• …

Exemple de schéma comptable d’achat :

Saisie des opérations de caisse

Le Journal de Caisse est important dans les entreprises qui réalisent principalement des opérations au comptant.

Les règles à prendre en considération sont les suivantes :

• Contrôle quotidien de la caisse
• Le solde de la caisse ne doit jamais être créditeur
• Les bandes de caisses enregistreuses et/ou les brouillards sont à archiver
• Possibilité pour les commerçants de comptabiliser dans le Journal Caisse les recettes en espèces mais également celles encaissées par chèques ou cartes bancaires (CB).

Saisie des opérations de banque

La comptabilisation des opérations de trésorerie est faite dans le Journal Banque. La comptabilisation est faite sur la base des dates suivantes :

• Date d’émission de chèques ou de CB
• Date d’échéance des effets
• Date de remise en banque.

L’utilisation des comptes auxiliaires (généralement par banque) est fortement recommandée pour faciliter le suivi et l’analyse des comptes.

Le rapprochement bancaire ou le pointage  permet de vérifier que les comptes de trésorerie sont corrects et ne contiennent pas d’anomalies.

Le solde du relevé bancaire doit être égal au solde du compte bancaire tenu au niveau de la comptabilité de l’entreprise. L’écart doit être justifié par l’état de rapprochement bancaire.

Après la comptabilisation des opérations de trésorerie il est primordial de faire le lettrage des comptes de tiers (clients et fournisseurs).

Une écriture bancaire doit contenir en principe les éléments suivants :

• Date de la transaction
• Numéro de référence bancaire
• Numéro de référence interne
• Libellé (nature de la transaction, nom du bénéficiaire ou celui de l’émetteur, …).
• …

D’autres journaux sont à prévoir :

• Journal des salaires
• Journal des OD
• Journal de TVA
• Journal des AN
• …

Les écritures comptabilisées dans les différents journaux atterrissent automatiquement dans le Grand-livre et la balance générale qui constituent la base de l’établissement des comptes annuels.

Saisie comptable et logiciels de comptabilité

Même si les principes de la saisie comptable sont  les mêmes, il est important de noter que les logiciels de comptabilité présentent des spécificités auxquelles il faut s’adapter au cas par cas.

Une attention particulière doit être accordée à la conservation et à l’archivage des documents comptables justifiant les écritures pendant la période prévue par la loi (généralement 10 ans).

Equipe EM OUTSOURCING

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